Om vår Code of conduct

Om vår Code of Conduct

Soltechs verksamhet bedrivs på ett ansvarsfullt sätt och detta är avgörande för koncernens långsiktiga framgång. Genom vår verksamhet med hållbara helhetslösningar inom solenergi har vi inom Soltech ett stort ansvar både gentemot oss själva som koncern liksom för det samhälle vi verkar i. Vi vill skapa mervärden för kunder, medarbetare, leverantörer och aktieägare samtidigt som vi bidrar till en hållbar samhällsutveckling. Vi värnar om en god affärsetik och strävar efter långsiktiga och förtroendefulla relationer. Vi ställer etiska krav på vår affärsverksamhet och agerar på ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt ansvarsfullt sätt. Därför har vi en uppförandekod, Code of conduct, som tydliggör krav på att vårat agerande är både lagligt och etiskt.

Uppförandekoden baseras på de tio principerna i FN:s Global Compact, OECD:s riktlinjer för multinationella företag och FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter. Rubriksättningen i uppförandekoden utgår från de fyra områden som innefattas i FN:s Global Compact (mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och anti-korruption). Som medlem i Svensk solenergi har vi också åtagit oss att följa gemensam uppförandekod. Soltechs uppförandekod överensstämmer med denna och specificerar ytterligare hur vi agerar liksom hur vi hanterar rapportering av misstänkta oegentligheter.

Uppförandekoden beskriver principer för bemötande och de krav vi ställer på medarbetare och affärspartners. Uppförandekoden gäller för samtliga Soltechs medarbetare, i alla bolag och i alla länder där Soltech bedriver verksamhet, och reglerar hur medarbetare ska uppträda mot varandra, mot kunder, leverantörer, samarbetspartner, samt andra aktörer som medarbetarna möter i den dagliga verksamheten.

Det är våra medarbetares skyldighet att följa vår uppförandekod, tillämpliga lagar, förordningar och andra policys. Varje enskild medarbetare har också ett ansvar att rapportera. Koncernen använder en så kallad visselblåsarfunktion för att rapportera beteenden som inte är förenliga med uppförandekoden.

Förhållande till andra aktörer

Soltechkoncernen ställer krav på att underentreprenörer, leverantörer och samarbetspartners följer denna uppförandekod. Vid val av underentreprenörer, leverantörer och samarbetspartners ska förutsättningarna att leva upp till kraven i uppförandekoden vara ett urvalskriterium. I de fall att uppförandekod inte är förenlig med lagar och regler tillämpliga för aktuell samarbetspartner ska detta meddelas aktuellt koncernbolag inom Soltech.
Underentreprenör, leverantör och samarbetspartner ska uppmärksamma brott mot denna uppförandekod och genomföra lämpliga åtgärder. Aktuellt koncernbolag inom Soltech kommer att vidta lämpliga åtgärder beroende på omfattningen av aktuellt brott mot uppförandekoden.

Underentreprenör, leverantör och samarbetspartner som bryter mot denna uppförandekod riskerar att samarbetet avbryts eller att befintligt affärsavtal avslutas.
Aktuellt koncernbolag inom Soltech äger rätt att genomföra due diligence genom att löpande och systematiskt identifiera och utvärdera risker och konsekvenser relaterade till Mänskliga rättigheter, Anställningsvillkor, Miljö och Anti-korruption i sitt leverantörsled i syfte att säkerställa att inköp sker ansvarsfullt. Detta innefattar rätt att i egen regi, eller genom anlitad tredje part, genomföra revision och utvärdering av den del av leverantörens arbete som är relevant, inklusive dess anläggningar. I dessa fall ska involverade parter ingå konfidentialitetsavtal avseende omständigheter som beskrivs i revision och utvärdering.

Underentreprenör, leverantör och samarbetspartner förväntas rapportera uppmärksammade misstänkta oegentligheter inom Soltechkoncernens verksamhet till avtalsansvarig alternativt via Soltechs visselblåsarfunktion avsedd för medarbetare.
Utöver att efterleva uppförandekoden så förväntas underentreprenör, leverantör och samarbetspartner behandla all information, arbetsdokument och system som tillhandahålls i och med samarbete med Soltechkoncernen strikt konfidentiellt.

Hur vi bemöter varandra

En god relation bygger på förtroende. Vi bemöter varandra utifrån nedan grundprinciper:

• Alla ska kunna lyssna
Oavsett vem som befinner sig i närheten av ett samtal ska hen kunna lyssna och känna sig vid gott mod. Vi tilltalar varandra med respekt och talar om situationer och människor på ett respektfullt sätt.
• Alla ska bli hörda
Vi respekterar varandra och ger utrymme för att lyssna på varandras åsikter, idéer och synpunkter. Det är också så vi kan säkerställa att vi ständigt utmanar och utvecklar oss och vår verksamhet.
• Vi tar ansvar
Vi lever som vi lär och tar ansvar för varandra och vår verksamhet. Vi är pålitliga och gör det vi sagt att vi ska göra.

Mänskliga rättigheter

Internationellt deklarerade mänskliga rättigheter respekteras och ingen inblandning i brott mot mänskliga rättigheter sker direkt eller indirekt.

Mänskliga rättigheter

Inga former av modernt slaveri, såsom tvångsarbete, skuldslaveri och människohandel accepteras. Barns rätt till personlig utveckling och utbildning respekteras och värnas om. Barnarbete används inte.
Vidare tas avstånd från köp av sexuella tjänster och övriga aktiviteter som kan innebära stödjande av människohandel, oavsett om det sker under eller efter arbetstid i samband med arbetsresa. Detta avser all inblandning i handel med sexuella tjänster, såsom betalning för sexuella tjänster eller besök på porr- eller strippklubbar oavsett i vilket land det sker eller om det är tillåtet eller förbjudet i det landet.

Alla människors lika värde

Alla människors lika värde är en självklarhet. Arbete för att öka mångfald, jämställdhet och likabehandling i alla delar av verksamheten och likabehandling är en grundförutsättning på alla arbetsplatser.
Alla ska omfattas av samma rättigheter och möjligheter oberoende av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder.

Inga former av kränkande särbehandling, sexuella trakasserier, mobbing och diskriminering accepteras och nolltolerans råder.

Arbetsvillkor

Värdiga och rättvisa arbetsförhållanden tillämpas för samtliga anställda samt för underentreprenörer, leverantörer och andra kontraktsparter i alla länder där verksamhet bedrivs. Säkerhet på arbetsplatsen är en viktig faktor för rättvisa och värdiga arbetsförhållanden. Lagstiftning, konventioner och riktlinjer om hållbarhet och etik i produktions- och leverantörsled följs. Alla former av tvångsarbete, barnarbete och diskriminering relaterad till anställning och sysselsättning avskaffas och förhindras. Med barn avses person under 15 år om inte lagstiftning anger högre minimiålder. Anställda under 18 år måste särskilt skyddas från farliga arbetsuppgifter som medför risk för hälsa och säkerhet, så som nattarbete.

Arbetsvillkor

Goda arbetsvillkor värnas om och tillämplig lagstiftning, föreskrifter och ingångna kollektivavtal följs. Medarbetare ska få en tydlig arbetsbeskrivning där det framgår arbetsuppgifter, ansvar och befogenheter. Rätten till medarbetares föreningsfrihet värnas, och inga inskränkningar i denna accepteras.

Arbetsmiljö

Arbete sker medvetet i strävan att skapa bra trivsel och gemenskap för alla medarbetare. Ett demokratiskt synsätt tillämpas i frågor som gäller medarbetares möjlighet till påverkan och respekten för olika tänkande säkras.
Arbetsmiljön uppfyller lagar och avtal samt är säker och sund, både ur fysisk, psykisk och social synvinkel. Systematiskt och förebyggande arbete sker för att ständigt förbättra arbetsmiljö och hälsa. Alla medarbetare ska ha tillgång till, och använda, relevant skyddsutrustning. Alkohol och droger får inte brukas under arbete på arbetsplatsen. Rökning är endast tillåten på angivna platser och i enlighet med arbetsplatsens riktlinjer.

Miljö och kvalitet

Respekt för miljö

Miljö och hållbar utveckling värnas om. Relevant miljölagstiftning följs och aktivt arbete med att minska vår negativa miljöpåverkan sker löpande.
Vi verkar för hållbarhet i branschen och att solenergiteknik tillverkas, installeras, används och återvinns med så liten påverkan på miljö och omgivning som möjligt samt för att branschen ska kunna bidra till att uppnå nationella och internationella miljö- och klimatmål.

Kvalitet

Höga kvalitetsstandarder efterlevs. Produkter och system som tillverkas, säljs eller används ska vara kontrollerade och märkta enligt gällande lagstiftning och övriga föreskrifter. Kvalitet eftersträvas och leverans av tjänster och arbete sker med hög säkerhet, kunnande och professionalitet.

Anti-korruption

Efterlevnad av lagstiftning och respekt för seder och bruk

Samtliga tillämpliga lagar och regler respekteras i alla länder där verksamhet bedrivs. Etiska riktlinjer följs och verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt ansvarsfullt sätt. Kultur, sociala strukturer, seder och bruk respekteras i de länder där verksamhet bedrivs, såvida det inte innebär att brott mot någon lagstiftning eller denna Code of Conduct.

Åtgärder mot korruption och mutor

Nolltolerans mot mutor och korruption råder. Mutor innebär att erbjuda, ge, ta emot eller begära något av värde för att påverka ett statligt eller privat företag när de utövar sin verksamhet. Korruption innebär missbruk av makt för personlig vinning. Det inkluderar bland annat intressekonflikter, förskingring, bestickning, utpressning och nepotism.

• Affärsverksamhet bedrivs med hög integritet i vilken mutor eller korruption inte är tillåtet.
• Mutor betalas inte, och betalning av mutor erbjuds inte, varken direkt eller genom tredje part.
• Gåvor som otillbörligt påverkar egna eller partners affärsbeslut erbjuds inte, och accepteras inte.
• Lagstiftning om penningtvätt, inklusive rapporteringsskyldigheter, efterlevs till fullo.

Betalningar, bokföring och register

Utbetalningar genomförs endast mot en specificerad faktura som attesterats av en attestberättigad ledare eller anställd. Betalningar görs endast mot faktiskt utförda tjänster eller levererade varor och endast till parter som det finns en gällande och korrekt affärsrelation till.

Kunder erhåller specificerade fakturor och underlag. Alla fakturor baseras på faktiskt utförda tjänster eller levererade varor.

Detaljerad bokföring och register över alla intäkter och utgifter förs, och god bokföringssed enligt relevant lagstiftning efterlevs.

Sund konkurrens

Tillämpliga konkurrenslagar efterlevs. Konkurrens sker rättvist på alla marknader där verksamhet bedrivs eftersom konkurrens är en viktig drivkraft för innovation och effektivitet. Information om företagshemligheter ska inte införskaffas eller eftersökas på ett oberättigat sätt, inte heller ska sådan information användas på oberättigat sätt.

Allmänna reklamationsärenden och domslut

Alla uppdrag utförs fackmannamässigt. Eventuella beslut från ARN (Allmänna Reklamationsnämnden) eller domstol följs.

Visselblåsarpolicy

Bakgrund

Visselblåsning handlar om att uppmärksamma missförhållanden och begreppet har kommit att användas både för larm till media och när man internt uppmärksammar problem.

Soltech Energy Sweden AB (Soltech) har ett visselblåsarsystem där anställda anonymt kan uppmärksamma organisationen på missförhållanden inom koncernen. Visselblåsarsystemet ligger hos en extern part för att omöjliggöra efterforskning av uppgiftslämnares identitet. Information om kanalen finns på intranätet och externwebben. Det är inte möjligt att identifiera den som står bakom en anmälan och det är därför inte möjligt att verifiera om personen är anställd inom Soltech. Alla rapporterade ärenden kommer att beaktas.

Soltechs visselblåsarpolicy har beslutats av Soltech Energy Sweden AB:s ledning. Visselblåsarpolicyn gäller för moderbolaget och alla tillhörande bolag och respektive dotterbolags VD ansvarar för att policyn kommuniceras och tillgängliggörs för alla medarbetare inom respektive dotterbolag.

Syfte

Systemet ska tydliggöra allas ansvar att gemensamt uppmärksamma problem och områden där vi som organisation eller våra anställda inte följer rådande lagar, eller inte fullt ut lever efter våra riktlinjer. Systemet blir också en påminnelse om organisationens ansvar att tydliggöra vilka regler som gäller och vad som förväntas av de anställda. Sammantaget ska visselblåsarsystemet stärka en kultur där problem adresseras och diskuteras.

Vår starka förhoppning är att alla medarbetare ska känna att det är tillräckligt högt i tak för att föra dialoger om problem öppet. Men möjligheten att anonymt lämna tips är ett sätt att visa att ingen ska behöva oroa sig för konsekvenser av att påtala missförhållanden.

Visselblåsarfunktionen är alltså ett komplement och ska inte ses som en ersättning för ett öppet samtalsklimat. Normalt vänder man sig som anställd till närmaste chef eller någon person i ledningen som man känner förtroende för.

Soltech tillämpar ett totalt repressalieförbud. Det innebär att vi har nolltolerans mot åtgärder ämnade att straffa någon som påtalat missförhållanden – faktiska eller upplevda – så länge agerandet skett i god tro. Medveten smutskastning eller ryktesspridning tolereras dock inte.

Kanalen är avsedd för allvarliga överträdelser, som brott mot svensk eller EU-lagstiftning samt ärenden som kan anses av allmänintresse att de uppmärksammas. Det är sådana ärenden som kommer att hanteras i visselblåsarsystemets definierade handläggningsprocess. Övriga ärenden kommer att hänvisas vidare till lämplig part.

Intern kommunikation

Soltech värnar om öppen kommunikation internt och förordar i första hand till kommunikation med närmaste chef. I de fall att medarbetare inte känner sig bekväm med att kommunicera med sin chef så kan rapportering till individer i Soltechs övergripande ”förtroendegrupp” som består av HR-chef (samordnare), VD, COO och

Kommunikationschef på Soltech Energy Sweden AB. Förtroendegruppen har även en mailadress. Kontaktuppgifter och förtroendegruppens mailadress återfinns på intranät för medarbetare.

Soltechs övergripande förtroendegrupp har som ansvar att följa upp efterlevnad av Code of Conduct och följer upp ärenden via extern part. Detta genom att handha ärenden som inte är uppfyller kriterier för visselblåsarärende samt genom att utgöra kommunikationsgrupp för visselblåsarärenden som går vidare för juridisk utredning.

Om systemet

För att systemet ska vara trovärdigt är det viktigt med transparens och tydlighet kring hur vi skyddar användarens integritet. Det är vidare viktigt att hjälpa uppgiftslämnare att lämna så bra information som
möjligt. Några aspekter som Soltech har fäst speciellt avseende vid är:

• Oberoende ärendehandläggning. Ärenden som bedöms som kvalificerade visselblåsarärenden utreds av extern oberoende advokat.

• Information till användare. Som uppgiftslämnare ska man veta hur man är skyddad tekniskt och vad man själv måste tänka på för att inte lämna för mycket information. Det kan handla om användardata i bilagor, risker med att rapportera från arbetsplatsens nätverk eller risken att avslöja sig genom på vilket sätt man uttrycker sig.

• Datalagring. Vi har valt en leverantör med egna dedikerade servrar, placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt.

• Informationshantering. Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation.

• Inrapporteringskvalitet. Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnare att ge fullständig information som gör ärenden möjliga att utreda på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.

• Tillgänglighet. Mobilanpassning av rapporteringssidan är självklart då allt mer kommunikation sker via mobila enheter. En extra poäng med detta är mobila enheter ofta ligger utanför arbetsplatsens nätverk och därmed under arbetstid är ett integritetsmässigt bra alternativ till arbetsdatorn. Möjlighet att lämna ärenden per telefon erbjuds också.

Om handläggningen

Ärenden handläggs av en speciellt utsedd oberoende advokat. Utredning och eventuell rekommendation för åtgärd eller vidare hantering föredras i Soltechs förtroendegrupp liksom koncernledningsgrupp av samordnare i förtroendegruppen.

Ärenden som faller utanför systemets syfte avskrivs som visselblåsarärenden men hänvisas vidare till Soltechkoncernens interna förtroendegrupp för eventuell vidare hantering.

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.

Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.

Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet uteslutande att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då man som uppgiftslämnare kan komma att kallas som vittne.

Utvärderingar och förbättringar

För att visselblåsarsystemet ska vara ändamålsenligt görs regelbundna utvärderingar av hur kanalen används, om berörda personer känner till kanalen, om typen av ärenden stämmer överens med systemets syfte och om rutinerna kring hanteringen fungerar som det är tänkt.

Ansvarig för funktionen

Vid frågor om visselblåsarfunktionen eller systemet kan du alltid vända dig till HR-chef på Soltech Energy Sweden AB.